Polityka prywatności
Szanujemy Twoją prywatność i dbamy o bezpieczeństwo danych, które nam powierzasz. Ten dokument wyjaśnia w przystępny sposób, kto przetwarza Twoje dane osobowe, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, jak długo, komu możemy je przekazać oraz jakie przysługują Ci prawa. Polityka została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Daniel Pytlik, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), adres: ul. Kwiatowa 10/5, 44-240 Żory, NIP: 6511736627, świadczący usługi marketingowe pod marką TOM – Twój Osobisty Manager (dalej: Administrator, my).
We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz się z nami skontaktować:
- mailowo: kontakt@twojosobistymanager.pl,
- telefonicznie: 789 112 777,
- listownie: ul. Kwiatowa 10/5, 44-240 Żory, z dopiskiem „Dane osobowe”.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku na podstawie art. 37 RODO. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych prowadzi bezpośrednio Administrator.
2. Definicje
- Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem twojosobistymanager.pl wraz z jej podstronami.
- Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jego funkcji.
- Formularz – formularz kontaktowy (brief) dostępny w Serwisie, służący do przesłania zapytania o usługi.
- Klient – przedsiębiorca lub inny podmiot, który zawarł z Administratorem umowę o świadczenie usług albo prowadzi z nim rozmowy w celu jej zawarcia.
- Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO).
- Przetwarzanie – każda operacja wykonywana na danych osobowych, np. zbieranie, zapisywanie, przechowywanie, porządkowanie, wykorzystywanie, przeglądanie i usuwanie (art. 4 pkt 2 RODO).
3. Jakie dane przetwarzamy
Przetwarzamy wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji celów opisanych w tej polityce. W zależności od sytuacji mogą to być:
| Sytuacja | Dane |
|---|---|
| Wysłanie Formularza (briefu) | imię, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail (opcjonalnie), branża, miejscowość, adres obecnej strony lub profilu, wybrane usługi, informacja o tym, skąd o nas wiesz, treść wiadomości, a także dane techniczne zapisywane automatycznie przy wysyłce: adres IP, data i godzina, informacje o przeglądarce i stronie, z której wysłano Formularz |
| Kontakt mailowy lub telefoniczny | imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść korespondencji i ustaleń |
| Zawarcie i wykonanie umowy | imię i nazwisko osoby reprezentującej lub kontaktowej, nazwa firmy, adres, NIP, dane do faktury, dane kontaktowe, informacje potrzebne do realizacji usług (np. dostępy przekazane w formie zaproszeń do kont) |
| Korzystanie z Serwisu | dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, data i godzina wizyty, adres odwiedzanej podstrony – zapisywane w logach serwera |
Nie zbieramy szczególnych kategorii danych osobowych (np. danych o zdrowiu, poglądach czy przekonaniach) i prosimy o nieumieszczanie ich w treści wiadomości.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Obsługa zapytania wysłanego przez Formularz, kontakt zwrotny, przygotowanie bezpłatnej analizy widoczności firmy i oferty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; w zakresie danych osoby kontaktowej działającej w imieniu firmy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiedzi na zapytanie) |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie osób kontaktowych i reprezentantów Klienta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (sprawna realizacja umowy) |
| Wystawianie faktur, prowadzenie księgowości, przechowywanie dokumentacji podatkowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) |
| Prowadzenie ewidencji zapytań i klientów (CRM), w tym zapamiętanie historii kontaktu, aby obsługa była spójna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – organizacja pracy i jakość obsługi) |
| Marketing własnych usług, np. ponowny kontakt z propozycją współpracy po zakończeniu rozmów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; komunikaty wysyłane drogą elektroniczną lub telefonicznie wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody, jeśli wymagają jej przepisy Prawa komunikacji elektronicznej |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu, ochrona przed spamem i nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) |
5. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania, po których nie doszło do współpracy – do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zgłosisz sprzeciw lub poprosisz o usunięcie danych.
- Dane związane z umową – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, licząc od końca roku kalendarzowego).
- Dokumenty księgowe i podatkowe – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
- Logi serwera i dane techniczne – przez okres wynikający z ustawień dostawcy hostingu, nie dłużej niż jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu.
Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.
6. Odbiorcy danych
Nie sprzedajemy Twoich danych. Możemy je przekazać wyłącznie podmiotom, które pomagają nam w prowadzeniu działalności, na podstawie umów zapewniających ochronę danych, w szczególności:
- Netlify, Inc. – dostawca hostingu Serwisu i obsługi Formularza,
- Google Ireland Limited / Google LLC – dostawca usług poczty, dysku i arkuszy, w których prowadzimy ewidencję zapytań i dokumentację współpracy, a także czcionek wyświetlanych w Serwisie (Google Fonts),
- dostawca usług domeny i poczty e-mail w domenie twojosobistymanager.pl,
- biuro rachunkowe obsługujące księgowość Administratora,
- podmioty świadczące pomoc prawną, gdy jest to niezbędne do ochrony praw Administratora,
- operatorzy płatności i banki – w zakresie realizacji rozliczeń,
- organy publiczne – wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy z naszych dostawców (np. Netlify, Inc. oraz Google LLC) mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub mogą przetwarzać dane na serwerach poza EOG. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) w odniesieniu do certyfikowanych podmiotów lub na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z Administratorem.
8. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych, tzw. prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu (art. 21 RODO),
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).
9. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl). Zachęcamy jednak, by najpierw skontaktować się z nami – postaramy się wyjaśnić każdą wątpliwość.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Bez podania danych oznaczonych w Formularzu jako wymagane (imię, nazwa firmy, numer telefonu) nie będziemy jednak w stanie odpowiedzieć na zapytanie. Podanie danych niezbędnych do zawarcia umowy i wystawienia faktury jest warunkiem zawarcia umowy, a w zakresie danych do faktury – wymogiem ustawowym.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Dane z Formularza są automatycznie zapisywane w naszej ewidencji zapytań, aby nic nie zginęło, ale o dalszych krokach decyduje zawsze człowiek. Przy przygotowaniu analiz i treści możemy korzystać z narzędzi wspieranych sztuczną inteligencją, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.
12. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis nie wykorzystuje plików cookies w celach reklamowych ani analitycznych i nie śledzi Twojej aktywności w innych serwisach. Podczas korzystania z Serwisu mogą być wykorzystywane wyłącznie technologie niezbędne do jego prawidłowego działania i bezpieczeństwa, np. mechanizmy dostawcy hostingu chroniące przed nadużyciami. Przy wyświetlaniu strony Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google Fonts w celu pobrania czcionek, co wiąże się z przekazaniem adresu IP.
Ustawienia dotyczące plików cookies możesz w każdej chwili zmienić w swojej przeglądarce internetowej. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy narzędzia analityczne lub marketingowe (np. Google Analytics lub piksel Meta), zaktualizujemy tę politykę i poprosimy o zgodę za pomocą odpowiedniego komunikatu, zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:
- szyfrowane połączenie z Serwisem (protokół HTTPS),
- dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych, chroniony silnymi hasłami i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym,
- przechowywanie haseł do kont w menedżerze haseł, nigdy w korespondencji ani w arkuszach,
- dostęp do kont Klientów (np. wizytówki Google, Meta Business Suite, Google Ads) poprzez zaproszenia i role, a nie przez przekazywanie haseł,
- regularne przeglądy uprawnień i usuwanie danych, które nie są już potrzebne.
14. Dane klientów naszych Klientów
Realizując usługi (np. obsługę formularzy kontaktowych na stronie Klienta lub prowadzenie profili w mediach społecznościowych), możemy przetwarzać dane osobowe, których administratorem jest Klient. W takim przypadku działamy jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej zgodnie z art. 28 RODO.
15. Linki i usługi zewnętrzne
Serwis może zawierać linki do innych stron internetowych, np. do profili w mediach społecznościowych. Nie odpowiadamy za zasady prywatności obowiązujące w tych serwisach i zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.
16. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów, wprowadzeniem nowych funkcji Serwisu lub zmianą dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą, od której obowiązuje. O istotnych zmianach dotyczących Klientów poinformujemy dodatkowo drogą mailową.